Privacybeleid

Versie 2.2, 29-08-2018

In dit document vindt je de privacyvoorwaarden van Studievereniging Thalia. De voorwaarden zijn van toepassing op alle leden, begunstigers en ereleden van Thalia. Waar verschillen zitten in de toepasselijkheid van de voorwaarden op de verschillende groepen is dit aangegeven.

1. Categoriën persoonsgegevens

Alle gegevens worden minstens voor de duur van het lidmaatschap opgeslagen, tenzij anders aangegeven. Bij het aflopen van het lidmaatschap worden de adresgegevens verwijderd, de naam, het-emailadres en de historie bij Thalia worden opgenomen in het alumnibestand. Het account op de Thalia-website blijft ook na het lidmaatschap of begunstigerschap behouden.

Op leden, begunstigers en ereleden van toepassing:

Voor- en achternaam
Thalia gebruikt de naam van leden, begunstigers en ereleden voor haar administratie en het personaliseren van communicatie. De verwerking van deze gegevens gebeurt op de grondslag dat verwerking noodzakelijk is voor het uitvoeren van de lidmaatschapsovereenkomst.

Adres
Thalia gebruikt het adres van leden, begunstigers en ereleden voor haar administratie en het sturen van haar verenigingsblad. De verwerking van deze gegevens gebeurt op de grondslag dat verwerking noodzakelijk is voor het uitvoeren van de lidmaatschapsovereenkomst.

E-mailadres
Thalia gebruikt het e-mailadres van leden, begunstigers en ereleden voor het communiceren van beleids- en financiële zaken, voor het versturen van een wekelijkse nieuwsbrief en voor het inloggen op de website. De verwerking van deze gegevens gebeurt op de grondslag dat verwerking noodzakelijk is voor het uitvoeren van de lidmaatschapsovereenkomst.

Telefoonnummer
Thalia gebruikt het telefoonnummer van leden, begunstigers en ereleden voor het communiceren met leden t.b.v. activiteiten van Thalia. Denk hierbij aan het bellen van een deelnemer als deze te laat is of het doorgeven van een last-minute wijziging. De verwerking van het telefoonnummer door Thalia is optioneel. De grondslag voor verwerking is het geven van toestemming, wat impliciet gedaan wordt door het invoeren van een telefoonnummer bij inschrijving of op de profielpagina.

NB: Voor specifieke activiteiten kan verwerking van een telefoonnummer vereist zijn door de aard van de activiteit. Verwerking van het persoonsgegeven gebeurt hier per activiteit en zal ook per activiteit worden toegelicht.

Geboortedatum
Thalia gebruikt de geboortedatum van leden, begunstigers en ereleden om te garanderen dat geen alcohol aan minderjarigen geschonken wordt. De verwerking van deze gegevens gebeurt op de grondslag van een gerechtvaardigd belang van Thalia.

Bankrekeningnummer
Thalia gebruikt het bankrekeningnummer van leden, begunstigers en ereleden wanneer zij per bankoverboeking iets betalen aan Thalia of wanneer zij iets declareren bij Thalia. T.b.v. de financiële administratie blijven deze gegevens de wettelijk voorgeschreven termijn opgeslagen. De verwerking van deze gegevens gebeurt op de grondslag van het uitvoeren van de lidmaatschapsovereenkomst.

Noodcontactpersoon
Er bestaat een mogelijkheid een noodcontactpersoon op te geven op de website, zodat deze persoon gecontacteerd kan worden als er onverhoopt iets gebeurd bij een activiteit van Thalia. Het opgeven van een noodcontactpersoon is optioneel.

Loggegevens website
Bij bepaalde handelingen op de website worden logs opgeslagen (denk aan het bestellen van een pizza via de website). Deze logging is nodig voor een goede werking van de website van Thalia en is nodig om eventuele fouten in de website te kunnen achterhalen. De verwerking van deze gegevens gebeurt op de grondslag van een gerechtvaardigd belang van Thalia.

Op leden van toepassing:

Studentnummer
Thalia gebruikt het studentnummer van leden om te controleren of zij nog studeren en om beurzen voor bestuurders aan te vragen. De verwerking van deze gegevens gebeurt op de grondslag van een gerechtvaardigd belang van Thalia.

Op iedereen van toepassing:

Foto's
Thalia gebruikt foto’s gemaakt tijdens haar activiteiten ter promotie van activiteiten of de vereniging. Op deze foto’s kunnen personen staan. De verwerking van deze gegevens gebeurt op de grondslag van een gerechtvaardigd belang van Thalia.

Wanneer iemand niet op een foto wenst te staan kan dit vooraf worden aangegeven bij de fotograaf. Ook naderhand kan om verwijdering van een foto gevraagd worden.

Overige verwerking van persoonsgegevens

Voor activiteiten van Thalia kunnen aanvullende persoonsgegevens vereist zijn. Denk hierbij aan gegevens als allergie-informatie of dieetvoorkeuren bij een activiteit met een diner, of aan een shirtmaat bij een activiteit waar kleding verstrekt wordt aan de deelnemers. Deze informatie zal per activiteit verwerkt en toegelicht worden.

2. Rechten van leden, begunstigers en ereleden betreffende gegevensverwerking

De wettelijke en relevante rechten van leden, begunstigers en ereleden aangaande gegevensverwerking zijn als volgt:

  • Recht op inzage. De betrokkene heeft het recht de persoonsgegevens die verwerkt worden in te zien.
  • Recht op rectificatie en aanvulling. De betrokkene heeft het recht de persoonsgegevens die verwerkt worden te corrigeren of aan te vullen.
  • Recht op vergetelheid. De betrokkene heeft het recht zijn of haar gegevens te laten verwijderen.
  • Recht op dataportabiliteit. De betrokkene heeft het recht zijn of haar gegevens over te laten dragen aan een andere partij.
  • Recht op beperking van verwerking. De betrokkene heeft het recht de verwerking van zijn of haar gegevens te beperken.
  • Recht op bezwaarmaking. De betrokkene mag bezwaar maken tegen de verwerking van zijn of haar gegevens.

Nadere informatie over de toepasselijkheid van deze rechten is te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl).

Contactpersoon gegevensverwerking

Binnen Thalia is de secretaris de contactpersoon voor alle zaken aangaande de verwerking van persoonsgegevens. Verzoeken, informatieaanvragen en meldingen over datalekken kunnen worden gestuurd per e-mail naar secretaris@thalia.nu of per post naar Studievereniging Thalia, Toernooiveld 212, 6525EC Nijmegen t.a.v. het secretariaat.

3. Verwerking van persoonsgegevens door derde partijen

Thalia kan persoonsgegevens delen met de volgende partijen:

  • Radboud Universiteit Nijmegen
    Thalia deelt namen en studentnummers met de Radboud Universiteit ten behoeve van het aanvragen van subsidies en het controleren van de ledenadministratie.
  • Banken, betalingsverwerkers en partijen voor financiële administratie
    Bij het doen van betalingen of declaraties worden gegevens gedeeld met banken, betalingsverwerkers en/of partijen voor financiële administratie. Gegevens worden enkel gedeeld voorzover dit noodzakelijk is voor het doen of ontvangen van betalingen.

Thalia zal onder geen beding persoonsgegevens delen met partners, tenzij een lid, begunstiger of erelid zich aanmeld voor een partnerevenement waarvoor het delen van persoonsgegevens noodzakelijk is (denk hierbij aan het doorgeven van namen van deelnemers aan de partner, zodat de deelnemers zich bij de beveiliging van de partner kunnen aanmelden).

E-mailadressen worden eveneens niet gedeeld met partners. Er bestaat een opt-in e-maillijst om berichten van sponsoren te ontvangen. Ook tot de e-mailadressen in deze lijst hebben partners geen toegang.

4. Bijwerken privacyvoorwaarden

Thalia behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan de privacyvoorwaarden door te voeren. De nieuwe voorwaarden zullen z.s.m. gedeeld worden met alle leden, begunstigers en ereleden. Wanneer wijzigingen aan verwerkingen of nieuwe verwerkingen op grondslag van toestemming geïntroduceerd worden zal deze toestemming (opnieuw) gevraagd worden.